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Microsoft Access 是一種易於管理資料庫的工具，無需高階程式設計知識。它允許您使用直覺和視覺化的介面建立、自訂和管理資料庫。它具有與其他 Microsoft 應用程式整合以及易於初學者使用等優勢。它非常適合中小型項目，並具有可擴展選項以實現更強大的系統。
Access 資料庫：終極初學者指南
Access 資料庫簡介
資料庫是當今數位世界中資訊管理的核心。 Microsoft Access 是一款功能強大且用途廣泛的工具，它已成為許多初學者進入令人著迷的資料庫世界的門戶。在本綜合指南中，我們將介紹所有基本知識，幫助您掌握 Access 資料庫並為您的資料管理職業奠定基礎。
Access 將視覺化介面的簡單性與關聯式資料庫管理系統的強大功能結合在一起。這種組合使其成為那些想要進入資料庫世界而又不必直接深入研究 SQL 等複雜程式語言的人的理想選擇。
在本文中，我們將探討從基本概念到進階技術的所有內容，讓您深入了解如何使用 Access 建立、管理和最佳化資料庫。無論您是想組織個人資訊還是開發業務解決方案，本指南都將為您提供充分利用此工具所需的知識。
Microsoft Access 基礎知識
Microsoft Access 是一個關聯式資料庫管理系統應用程序，是 Microsoft Office 套件的一部分。其直覺的介面和與其他 Office 工具的整合使其成為新手和專業用戶的熱門選擇。
什麼是關係資料庫？
關係資料庫是一種將資訊組織到互連表中的資料庫類型。每個表代表一個實體（例如客戶、產品或訂單），這些表之間的關係允許您在資料之間建立邏輯連接。這 資料庫模型 對於理解 Access 的工作原理至關重要。
Access 的主要組件
平局：它們是 Access 中任何資料庫的基礎。這是以行（記錄）和列（欄位）形式儲存資訊的地方。
協商：它們允許您從一個或多個表中檢索、過濾和分析資料。查詢是使用 Access 中的 SQL 資料庫的重要部分。
形式：與原始表格相比，它們以更用戶友好的方式促進資料輸入和視覺化。
信息：它們允許以有組織的、視覺上有吸引力的方式呈現數據，以便進行分析或列印。
VBA 巨集與模組：它們為更有經驗的用戶提供自動化和高級功能。
使用 Access 作為資料庫的優點
易用性：它的圖形介面允許您創建和管理資料庫，而無需深入的程式設計知識。
辦公室整合：與 Excel、Word 和其他 Microsoft 應用程式完美配合。
可擴展性：非常適合中小型項目，可以遷移到更強大的系統，如 SQL Server。
個性化：它提供了高度的靈活性，可以使資料庫適應特定需求。
Access 入門
首先，熟悉 Access 介面至關重要。當您開啟應用程式時，您將看到建立新資料庫或開啟現有資料庫的選項。探索預定義模板是了解良好設計的資料庫結構的好方法。
建立第一個資料庫後，請花一些時間探索功能區和可用的不同視圖。例如，表格設計檢視可讓您定義欄位和資料類型，而資料表檢視將以類似電子表格的格式顯示記錄。
請記住，實踐是關鍵。不要害怕嘗試不同的結構和功能。隨著您逐步學習本指南，您將為創建日益複雜和高效的 Access 資料庫奠定堅實的基礎。
設計表和關係
設計表和建立關係對於在 Access 中建立高效且功能齊全的資料庫至關重要。此階段為所有後續工作奠定了基礎，因此投入必要的時間和精力至關重要。
建立有效的表格
在 Access 中建立表格時，遵循一些良好做法非常重要：
標準化：將資訊分成邏輯表，避免資料冗餘。例如，不要使用一個包含所有客戶和訂單資訊的表，而是為客戶和訂單建立單獨的表。
選擇資料類型：為每個欄位選擇適當的資料類型（文字、數字、日期等）。這不僅節省了空間，還提高了資料完整性。
主鍵：每個表必須有一個唯一的主鍵來識別每筆記錄。為此，Access 可以自動產生一個自動編號的「ID」欄位。
計算字段：使用計算欄位來獲取可以從其他欄位得出的信息，而不是直接儲存它。
建立關係
關係是關係資料庫模型的核心。在 Access 中，您可以建立多種類型的關係：
逐個：表 A 中的每筆記錄與表 B 中的一筆記錄相關。
一對多：表 A 中的一筆記錄可以與表 B 中的多筆記錄相關。
多對多：表A中的多筆記錄可以與表B中的多筆記錄相關聯（通常透過連接表實現）。
建立關係：
轉到“資料庫工具”標籤並選擇“關係”。
在表格之間拖曳相關欄位以建立連接。
定義參照完整性以維護資料一致性。
參照完整性
參照完整性對於維護資料庫中的資料一致性至關重要。當你激活它：
防止刪除其他表正在引用的記錄。
確保如果父表中不存在相應的記錄，則無法將資料插入相關表。
從頭開始學習 SQL：資料庫入門Access 資料庫實例
讓我們想像一個網路商店的資料庫。我們可以有下表：
客戶：Client_ID（主鍵）、姓名、電子郵件、地址
產生：產品 ID（主鍵）、產品名稱、價格、庫存
訂單：Order_ID（主鍵）、Customer_ID（外鍵）、Order_Date
訂單詳情：Detail_ID（主鍵）、Order_ID（外鍵）、Product_ID（外鍵）、數量
在這個模型中，我們將在客戶和訂單之間、訂單和訂單詳情之間建立一對多關係。 Order_Details 表格可作為訂單與產品之間多對多關係的連結表。
在設計表格和關係時，請始終考慮資料在現實世界中的關係。良好的資料庫設計體現了您正在建模的系統的邏輯，有利於高效查詢和長期維護。
請記住，資料庫設計是一個迭代過程。當您更了解您的數據需求時，不要害怕做出調整。透過實務和經驗，您將培養創建強大且高效的 Access 資料庫結構的本能。
相關文章：探索 MySQL Workbench：像專業人士一樣設計和管理資料庫的完整指南
Access 中的進階查詢
查詢是 Access 最強大的功能之一，可讓您有效率地擷取、篩選和分析資料。掌握查詢對於充分利用 Access 資料庫和執行複雜分析至關重要。
Access 中的查詢類型
選擇查詢：最常見的是，它們根據特定的標準從一個或多個表中檢索資料。
操作查詢：更改數據，例如更新、刪除或新增記錄。
交叉表查詢：彙總資料並以資料透視表格式呈現。
聯合查詢：根據相關欄位合併多個表格中的記錄。
建立進階查詢
若要建立更複雜的查詢，您可以使用查詢設計檢視或直接編寫 SQL。以下是一些高級技巧：
使用多個條件
您可以使用邏輯運算子（例如 AND 和 OR）組合多個條件。例如：
SELECT * FROM Productos
WHERE (Precio > 100 AND Categoria = 'Electrónica')
OR (Stock < 10 AND Proveedor = 'Proveedor A')
總計查詢
使用 SUM、AVG、COUNT 等聚合函數對記錄群組執行計算：
SELECT Categoria, AVG(Precio) AS PrecioPromedio
FROM Productos
GROUP BY Categoria
HAVING AVG(Precio) > 50
子查詢
子查詢允許你將一個查詢嵌套在另一個查詢中以執行更複雜的操作：
SELECT NombreProducto, Precio
FROM Productos
WHERE Precio > (SELECT AVG(Precio) FROM Productos)
查詢優化
若要提高查詢的效能：
使用索引：在查詢中經常使用的欄位上建立索引。
限制恢復的數據：僅選擇必填字段，而不要使用*。
使用 JOIN 代替子查詢 盡可能提高效率。
參數化查詢
參數化查詢可讓您建立提示使用者輸入的靈活查詢：
PARAMETERS Currency;
SELECT * FROM Productos
WHERE Precio >
在 Access 中使用 SQL 處理資料庫
儘管 Access 提供了用於建立查詢的圖形介面，但了解 SQL 可以讓您擁有更多的控制力和靈活性。您可以在設計視圖和 SQL 視圖之間切換以最佳化您的查詢。
更複雜的 SQL 查詢範例：
SELECT c.NombreCliente,
SUM(dp.Cantidad * p.PrecioUnitario) AS TotalGastado
FROM Clientes c
INNER JOIN Pedidos pe ON c.ID_Cliente = pe.ID_Cliente
INNER JOIN Detalles_Pedido dp ON pe.ID_Pedido = dp.ID_Pedido
INNER JOIN Productos p ON dp.ID_Producto = p.ID_Producto
WHERE YEAR(pe.Fecha_Pedido) = YEAR(Date())
GROUP BY c.NombreCliente
HAVING SUM(dp.Cantidad * p.Precio) > 1000
ORDER BY TotalGastado DESC
此查詢計算每位客戶在當前年份的總消費額，僅顯示消費額超過 1000 的客戶，按消費額從高到低排序。
掌握 Access 中的高階查詢將允許您從資料中提取有價值的見解，執行複雜的分析並根據資料庫做出明智的決策。練習創建越來越複雜的查詢，不要害怕嘗試不同的技術和 SQL 函數組合。如今仍然可以使用 Access 資料庫。
用於資料輸入的互動式表格
Access 中的表單是使用者與資料庫互動的基本工具。它們為資料輸入、編輯和視覺化提供了使用者友善的介面，大大提高了使用者的體驗和資訊管理效率。
表格的重要性
與直接在表格中輸入資料相比，表單有幾個優點：
易用性：它們以更有條理、更具視覺吸引力的方式呈現數據。
入口控制：它們允許您驗證數據並避免常見錯誤。
個性化：它們可以適應僅顯示與每個使用者相關的資訊。
Automatización：它們可以包括自動計算和業務邏輯。
建立基本表單
若要建立基本表單：
選擇要作為表單基礎的表或查詢。
進入「建立」選項卡，選擇「表單」進行快速建立。
使用表單精靈可以更好地控制您的初始設計。
高級表單設計
若要建立更複雜的表單：
使用設計視圖：允許精確控制元素的排列。
新增控件：包括文字方塊、按鈕、下拉清單等。
自定義外觀：調整顏色、字體和樣式以提高美觀度。
建立子表單：用於顯示相關數據（例如客戶訂單）。
表單中的資料驗證
驗證對於維護資料完整性至關重要：
驗證規則：設定欄位規則（例如有效日期範圍）。
自訂錯誤訊息：輸入錯誤資料時提供清晰的回饋。
值列表：使用下拉清單將選項限制為預定義值。
年齡欄位的驗證規則範例：
Entre 18 Y 100
錯誤訊息如下：
La edad debe estar entre 18 y 100 años.
使用巨集和 VBA 實現自動化
若要獲得更進階的功能，您可以使用巨集或 Visual Basic for Applications (VBA)：
宏：它們可以自動執行常見操作，無需編程。
VBA：為複雜邏輯和高級定制提供更大的靈活性。
儲存先前驗證表單的 VBA 程式碼範例：
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
If IsNull(Me.NombreCliente) Or Len(Trim(Me.NombreCliente)) = 0 Then
MsgBox "El nombre del cliente es obligatorio.", vbExclamation
Cancel = True
End If
End Sub
建立動態表單
動態表單根據使用者操作或資料狀態進行調整：
動態濾鏡：根據先前的選擇更改控制項上可用的選項。
條件可見性：根據特定條件顯示或隱藏欄位。
即時計算：當使用者輸入資料時更新總數或摘要。
資料庫在商業世界中的重要性表單設計的最佳實踐
緩解：不要在表單中加入太多元素。
一致性：所有表單均保持一致的設計。
無障礙：確保表格適合鍵盤並且與螢幕閱讀器相容。
反饋：明確確認已採取的行動。
實例：訂單表
讓我們想像一個將新訂單輸入資料庫的表格：
訂單標題：客戶 ID（下拉清單）、訂單日期（含驗證）和訂單狀態欄位。
訂單明細：顯示產品、數量和價格清單的子表單。
總結：顯示訂單總額、稅金和最終總額的計算欄位。
動作按鈕：「儲存訂單」、「取消」、「列印發票」。
計算訂單總額的 VBA 代碼：
Private Sub Calcular_Total()
Dim rs As Recordset
Dim total As Currency米 rs = Me.子表單詳細信息.形成.記錄集克隆
總 = 0if 不 rs.EOF 然後
rs.行動優先
Do 直到 rs.EOF
總 = 總 + rs!數量 * rs!單價
rs.移動下一步
循環
如果結束
相關文章：關於 Nginx 的一切：它是什麼、它如何運作以及為什麼網路巨頭使用它。
客製化報告和數據分析
Access 中的報表是有效呈現和分析資料的強大工具。它們允許您將儲存在資料庫中的資訊轉換為視覺上有吸引力且易於理解的文檔，非常適合決策和呈現結果。
存取報告基礎知識
Access 中的報表具有以下幾個優點：
專業介紹：它們允許您建立外觀精美且專業的文件。
靈活性：它們可以自訂以多種方式顯示數據。
自動計算：包括總計、平均值和其他複雜計算。
分組和分類：他們以合乎邏輯且易於理解的方式組織數據。
建立基本報告
若要建立基本報表：
選擇要作為報表基礎的表格或查詢。
進入「建立」選項卡，選擇「報表」進行快速建立。
使用報表精靈可以更好地控制您的初始設計。
進階報表設計
對於更複雜的報告：
使用設計視圖：允許精確控制元素的排列。
新增圖形元素：包括標誌、圖像和圖形以增強視覺呈現效果。
建立自訂部分：為每組資料新增頁首和頁尾。
使用表達式：將計算和條件邏輯納入報告。
資料分組和分類
分組和分類對於組織資訊至關重要：
分組層級：將資料組織成類別和子類別。
組總計：計算每組資料的小計。
自定義分類: 對資料進行排序 根據多項標準。
計算每個組總銷售額的表達式範例：
=Sum(*)
圖表和可視化
圖表可以顯著提高您對數據的理解：
集成顯卡：將圖表直接插入報告中。
動態圖表：建立隨資料自動更新的視覺化效果。
條件格式：使用顏色和样式來突出顯示重要的趨勢或價值。
互動式報告
若要建立更多動態報告：
參量：允許使用者在運行時自訂報告。
超連結：包括指向其他詳細資訊或外部資源的連結。
子報表：將報告嵌入其他報告以顯示相關數據。
參數化報告的範例：
PARAMETERS Short;
SELECT *
FROM Ventas
WHERE Year(]) =
匯出和分發報告
Access 提供了多個共用報表的選項：
導出為PDF：非常適合分發和存檔。
匯出到 Excel：有助於進一步分析。
通過電子郵件發送：自動分發報告。
進階資料分析：使用 Access 進行資料庫分析
進一步分析：
動態表：建立大型資料集的互動式摘要。
交叉表查詢：產生用於複雜比較的矩陣報告。
Power BI 集成：將您的 Access 資料連接到商業智慧工具進行進階分析。
實例：年度銷售報告
讓我們想像一下我們的網上商店的年度銷售報告：
報告標題：標題、年份、公司標誌。
執行摘要：顯示每月銷售額的長條圖。
按類別詳細了解:
按產品類別劃分的銷售額表。
顯示銷售分佈的圓餅圖。
最佳客戶：排名前 10 位的客戶及其購買總額的清單。
傾向：比較過去 3 年銷售額的折線圖。
頁腳：報告產生日期、頁碼。
用於更新每月銷售圖表的 VBA 代碼：
Private Sub ActualizarGraficoVentas()
Dim ctl As Control
Dim rst As Recordset米 控制 = Me.銷售圖
米 RST = 目前資料庫.開啟記錄集('選擇月份，SUM（總計）作為銷售月份，按月份分組')控制.行來源 = RST.名稱
控制.行來源類型 = «表格/查詢»
控制.圖表類型 = 列聚類
控制.圖表標題 = «每月銷售額»
結束 子
自訂報表和資料分析是 Access 進階資料庫使用的重要組成部分。透過掌握這些技術，您將能夠從數據中提取有價值的見解並有效地將其呈現給不同的受眾。請務必記住，要根據受眾的具體需求自訂報告，並在訊息的全面性和表達的清晰度之間保持平衡。
使用巨集和 VBA 實現自動化
自動化是提高 Access 資料庫效率和功能的關鍵。巨集和 Visual Basic for Applications (VBA) 都提供了強大的工具，可自動執行重複任務、實作複雜的業務邏輯和建立自訂解決方案。
Access 中的巨集簡介
巨集是您可以建立的一系列操作，無需 編程知識。它們是簡單且重複的任務的理想選擇。
宏的優點：
易於創建和修改
無需程式設計知識
安全且易於調試
開啟表單的簡單巨集的範例：
創建一個新的宏
新增“OpenForm”操作
選擇要開啟的表單
保存巨集
SQL Server Express：輕量級資料庫解決方案進階宏
巨集可以更加複雜：
條件宏：它們根據條件執行操作。
數據宏：它們對錶中的資料執行操作。
使用者介面宏：他們使用戶體驗個人化。
條件巨集的範例：
Si ! > 1000 Entonces
AplicarDescuento
MostrarMensaje
FinSi
VBA 簡介
VBA 是一種功能齊全的程式語言，比巨集具有更大的靈活性和強大功能。
VBA 的優點：
完全控製程序邏輯和流程
與其他 Office 應用程式集成
能夠建立自訂函數
開始使用 VBA：
開啟 Visual Basic 編輯器 (Alt + F11)
插入新模組或表單
編寫 VBA 程式碼
VBA 基礎
VBA 中的一些基本結構：
變數和資料類型:
Dim nombreCliente As String
Dim edad As Integer
Dim precioTotal As Currency
控制結構:
If edad >= 18 Then
MsgBox "Eres mayor de edad"
Else
MsgBox "Eres menor de edad"
End If對於 i = 1 至 10
調試.列印我
接下來，我
函數和子程序:
Function CalcularDescuento(precio As Currency) As Currency
If precio > 100 Then
CalcularDescuento = precio * 0.1
Else
CalcularDescuento = 0
End If
End Function子 更新庫存()
' 更新庫存的程式碼
結束 子
常見任務的自動化
您可以自動執行的任務範例：
數據導入導出:
Sub ImportarDatosExcel()
DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel12, "TablaDestino", "C:\Datos\Archivo.xlsx", True
End Sub
傳送電子郵件:
Sub EnviarInformeEmail()
Dim objOutlook As Object
Dim objMail As Object
米 objOutlook = 創建對象(«Outlook.應用程式»)
米 郵件對象 = objOutlook.創建專案(郵件項目)使用 objMail
.至 = «recipient@example.com»
.主題 = «資料庫更新»
.美體 = “資料庫已更新。”
.附件.«C:\Reports\MonthlyReport.pdf»
.發送
結束 與